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Clients

Avec 30 ans d'expérience dans les métiers de la gestion documentaire et de la gestion déléguée de processus métiers, DOCAPOST, filiale du Groupe La Poste, propose l'offre la plus complète pour gérer les échanges professionnels des entreprises et des institutions avec leurs publics dédiés (clients, fournisseurs, administrations, administrés, publics internes...).

DGAFP

Relation client

Problématique

Gérer de bout en bout le dispositif « Chèque-Vacances », versé au bénéfice des agents actifs et des fonctionnaires retraités de l’Etat dans le cadre de l’action sociale interministérielle en en simplifiant et facilitant l’accès.

Solution

Depuis 2009, DOCAPOST opère pour le compte de la DGAFP (Direction Générale de l’Administration et de la Fonction Publique) du Ministère de l’Action et des Comptes Publics, la gestion du dispositif « Chèque-Vacances ». Les agents de l'Etat peuvent bénéficier, sous conditions de ressources, du dispositif « Chèque-Vacances » qui repose sur une épargne mensuelle du bénéficiaire, abondée d’une participation de l’Etat employeur.

La DGAFP a fait le choix d'une gestion entièrement déléguée de ce processus qui comprend l’instruction des demandes de Chèque-Vacances (dont la vérification des conditions d’éligibilité, l’information du bénéficiaire tout au long de la procédure et le SAV), la gestion des plans d’épargne des agents, la gestion des preuves de remise des Chèques-Vacances, la réalisation de produits de communication, la promotion du dispositif et naturellement la tenue et la fourniture d’informations et de statistiques à la DGAFP.

Au fil des années, les équipes ont fait évoluer la prestation au gré de l’importance prise par le numérique dans les usages, puisque désormais plus d’un bénéficiaire sur deux choisit de remplir son formulaire de demande via le formulaire web.

La solution multicanale développée dans le cadre des précédents marchés permet aux agents de déposer et de suivre leur dossier par courrier, internet, téléphone, de façon 100% dématérialisée, l’agent pouvant déposer les pièces justificatives sur le site et signer en ligne son dossier et le mandat de prélèvement. Accompagnant la DGAFP vers la modernisation de l’action publique, DOCAPOST a aussi fait évoluer le site internet en le rendant responsive design, c’est-à-dire accessible depuis un PC, un smartphone ou une tablette, dans l’objectif de toucher tous les publics sur tous les supports disponibles. De plus, le site sera bientôt agrémenté d’un Chatbot pour assister l’agent dans ses démarches et permettre au personnel de la DGAFP de se concentrer sur son cœur de métier.

Bénéfices Clients

En choisissant DOCAPOST, la DGAFP a un interlocuteur unique en mesure de piloter et gérer dans toute sa complexité un projet qui suppose de maîtriser des expertises aussi diverses que la conception, le développement, l’hébergement sécurisé et la maintenance d’un SI, la gestion d’un parcours client de la souscription (via notamment la souscription digitale Contralia) à la gestion du paiement (avec la solution Sepalia) et la réalisation des opérations (services back-office et front-office).

Une maîtrise totale de la prestation par la DGAFP, le reporting en ligne permet de savoir à tout moment le nombre de demandes reçues, instruites, traitées, les éventuels incidents de paiement sur les plans d’épargne, les crédits engagés, les plans venant à terme et le montant de l’abondement prévisionnel et mensuel. De plus, chaque année, DOCAPOST réalise une enquête de satisfaction auprès d’un échantillon d’agents et en présente les résultats en même temps que le rapport d’activité annuel aux organisations syndicales, le rapport détaille les éléments du dispositif (répartition des agents par sexe, âge, catégorie, durée, région, code ministère) et l’évolution par rapport aux années précédentes, l’impact de leviers mis en œuvre est analysé, … Tout cela est partagé pour lever les interrogations et en améliorer le fonctionnement.

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