Ressources humaines

Comment gérer l’édition et l’envoi de bulletins de paie papiers et dématérialisés ?

Comment gérer l’édition et l’envoi de bulletins de paie papiers et dématérialisés ?
04 novembre 2015

Depuis 2009,la loi de simplification et de clarification du droit et d'allègement des procédures autorise l'édition de bulletins de paie électroniques. Avec la modernisation de l'administration et la dématérialisation des déclarations sociales,grandes entreprises,PME/PMI et dès 2016,les TPE,seront toutes équipées de logiciels d'édition de bulletins de paie. C'est donc le bon moment pour envisager la dématérialisation de la transmission des bulletins aux salariés. Gain en temps et en argent,cette procédure,pourtant simple à mettre en œuvre reste encore marginale.

Les bénéfices de la dématérialisation des bulletins de paie 

En dehors de l'image de modernité que cette nouvelle organisation va apporter à l'entreprise,elle peut également lui permettre de baisser ses coûts. Pour les entreprises dotées de gros effectifs,  l'envoi en masses des feuilles de salaires peut représenter jusque 1,10 € par bulletin,auquel il faut ajouter les frais d'archivage. Gain en place grâce à l'archivage numérique,suppression des frais d'acheminement,le bulletin dématérialisé est aussi un geste en faveur de l'environnement et entre dans la politique de développement durable de l'entreprise.

Gestion et envoi des bulletins de paie dématérialisés : un encadrement précis

Opter pour la fiche de paie électronique doit cependant satisfaire un certain nombre d'exigences. La première est d'obtenir l'accord formel du salarié sur ce mode de diffusion. Ensuite,côté RH,il faut être en mesure de certifier que les informations figurant sur le bulletin sont conformes. Avec les logiciels de paie,cette certification est le plus souvent automatique. Rappelons qu'il ne peut exister qu'une version originale du bulletin de paie,soit papier,soit électronique. Enfin,la preuve de la sécurisation de l'envoi et de l'archivage doit être faite,preuve qui incombe en général au prestataire dédié.

Un archivage sécurisé via un coffre-fort numérique

L'entreprise qui se convertit au bulletin dématérialisé doit offrir aux salariés un coffre-fort virtuel individuel,via le plus souvent un prestataire spécialisé dans l'archivage numérique sécurisé. Tous les bulletins de salaire y sont stockés et le salarié a accès à son coffre-fort tout au long de sa vie professionnelle,à tout moment et quelque soit l'endroit où il se trouve. Le coffre-fort virtuel est aussi l'assurance de la bonne conservation de ces documents et peut être le point de départ dans la constitution d'un dossier RH électronique pour chaque collaborateur.

Externalisation de la chaîne de production des bulletins de paie.

Choisir d'externaliser la production des bulletins de paie,de l'édition à l'archivage,vous permet d'opter pour la dématérialisation de vos bulletins de paie tout en respectant la nécessité légale de maintenir le choix du collaborateur sur les modalités de distribution de son bulletin. Vous pouvez ainsi vous faire accompagner par un prestataire en capacité d'éditer les bulletins papiers ou électroniques,de les acheminer par voie postale ou numériquement et procéder à l'archivage des documents selon les délais légaux.

En tant que directeur des ressources humaines,vous modernisez vos procédures RH,en respectant l'esprit de la loi sans pour autant doubler la charge de travail de vos équipes. Vous travaillez en toute confiance avec un partenaire expert et faites valoir à la valeur ajoutée des RH.

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Par  04 novembre 2015

Depuis 2009,la loi de simplification et de clarification du droit et d'allègement des procédures autorise l'édition de bulletins de paie électroniques. Avec la modernisation de l'administration et la dématérialisation des déclarations sociales,grandes entreprises,PME/PMI et dès 2016,les TPE,seront toutes équipées de logiciels d'édition de bulletins de paie. C'est donc le bon moment pour envisager la dématérialisation de la transmission des bulletins aux salariés. Gain en temps et en argent,cette procédure,pourtant simple à mettre en œuvre reste encore marginale.

Les bénéfices de la dématérialisation des bulletins de paie 

En dehors de l'image de modernité que cette nouvelle organisation va apporter à l'entreprise,elle peut également lui permettre de baisser ses coûts. Pour les entreprises dotées de gros effectifs,  l'envoi en masses des feuilles de salaires peut représenter jusque 1,10 € par bulletin,auquel il faut ajouter les frais d'archivage. Gain en place grâce à l'archivage numérique,suppression des frais d'acheminement,le bulletin dématérialisé est aussi un geste en faveur de l'environnement et entre dans la politique de développement durable de l'entreprise.

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Opter pour la fiche de paie électronique doit cependant satisfaire un certain nombre d'exigences. La première est d'obtenir l'accord formel du salarié sur ce mode de diffusion. Ensuite,côté RH,il faut être en mesure de certifier que les informations figurant sur le bulletin sont conformes. Avec les logiciels de paie,cette certification est le plus souvent automatique. Rappelons qu'il ne peut exister qu'une version originale du bulletin de paie,soit papier,soit électronique. Enfin,la preuve de la sécurisation de l'envoi et de l'archivage doit être faite,preuve qui incombe en général au prestataire dédié.

Un archivage sécurisé via un coffre-fort numérique

L'entreprise qui se convertit au bulletin dématérialisé doit offrir aux salariés un coffre-fort virtuel individuel,via le plus souvent un prestataire spécialisé dans l'archivage numérique sécurisé. Tous les bulletins de salaire y sont stockés et le salarié a accès à son coffre-fort tout au long de sa vie professionnelle,à tout moment et quelque soit l'endroit où il se trouve. Le coffre-fort virtuel est aussi l'assurance de la bonne conservation de ces documents et peut être le point de départ dans la constitution d'un dossier RH électronique pour chaque collaborateur.

Externalisation de la chaîne de production des bulletins de paie.

Choisir d'externaliser la production des bulletins de paie,de l'édition à l'archivage,vous permet d'opter pour la dématérialisation de vos bulletins de paie tout en respectant la nécessité légale de maintenir le choix du collaborateur sur les modalités de distribution de son bulletin. Vous pouvez ainsi vous faire accompagner par un prestataire en capacité d'éditer les bulletins papiers ou électroniques,de les acheminer par voie postale ou numériquement et procéder à l'archivage des documents selon les délais légaux. En tant que directeur des ressources humaines,vous modernisez vos procédures RH,en respectant l'esprit de la loi sans pour autant doubler la charge de travail de vos équipes. Vous travaillez en toute confiance avec un partenaire expert et faites valoir à la valeur ajoutée des RH.

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