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Gestion du back-office

Les processus de contractualisation, de gestion des commandes, de facturation, de recouvrement, de support et de contentieux génèrent de grandes volumétries d'échanges tout en suscitant de très fortes attentes des clients en terme de réactivité et de qualité de service en général. Ce faisceau de contraintes, déjà compliqué à gérer, peut s'amplifier si l'on tient compte de fortes variations de charge qui font alors de la gestion RH associée, un vrai cauchemar. Les personnels et les sites sur lesquels Docapost peut prendre en charge vos flux, sont spécialement formés et organisés. C'est ce qui nous permet de nous engager sur une qualité de service, qui sera pour vous un argument de nature à fidéliser vos clients.

Les entreprises souhaitent de plus en plus focaliser leurs ressources sur leur secteur métier et maitriser leurs processus de décision et de pilotage des leurs relations d'affaires. Pour le reste, l'excellence opérationnelle reste un objectif mais pas nécessairement en interne si un modèle économique adapté est possible.

Docapost dispose d'une gamme complète de solutions, de l’externalisation de fonctions métiers, jusqu'à la prise en charge globale de processus complet en mode BPO (Business Process Outsourcing), en veillant à intégrer de façon flexible les caractéristiques et contraintes spécifiques à chaque activité. Nos consultants et experts mobilisent leurs compétences pour assurer une maîtrise d’œuvre intégrale de vos projets, de l’évaluation des besoins à l’élaboration de solutions et à leur mise en œuvre opérationnelle.

Dans ce cadre, Docapost s'appuie pour construire sur mesure ses offres BPO, sur ses savoir-faire et ses plateformes industrielles : Plates-formes de dématérialisation, Workflow orienté processus métier, portails collaboratifs, hébergement sécurisé, plateformes d’archivage sécurisé, maîtrise du suivi des processus (contrôle, tableaux de bords).

 
Cas Client

 

S2EMISSION

S2E a délégué à Extelia, filiale de Docapost, la mise en oeuvre des processus de traitements salariés dans le cadre de l'épargne Entreprise.

 

L'ENJEU
Améliorer la gestion de la relation client.
Fluidifier le traitement des informations.
Gagner en productivité en externalisant les traitements salariés.


LA SOLUTION GLOBALE
La prestation globale d’Extelia s’est construite en 4 mois autour de la solution E-Medias, émanation de l’offre Mediadoc d’Extelia.
Il s’agit d’un outil de GEIDE (gestion électronique de l’information et des documents de l’entreprise) pour la dématérialisation des documents. De plus, un outil de workflow a été couplé à la solution, permettant notamment de gérer les circuits de diffusion, de validation et de transfert entre les différents acteurs, et d’administrer les documents (modification, diffusion vers d’autres acteurs, envoi du document par e-mail…). En amont, Extelia traite les dossiers back office salariés, courriers salariés entrants et documents contractuels : numérisation, indexation, typage, qualification et indexation des dossiers, alimentation des images et de l’index dans la plate-forme…

Au dela des différentes solutions mises en oeuvre, c'est donc un véritable BPO qui a été déployé chez S2E.


LES BÉNÉFICES
Les salariés sont informés en temps réel sur l’avancement de leurs dossiers.  De plus, les erreurs sont désormais quasi-inexistantes et l’outil est apte à faire face à de fortes et soudaines variations volumétriques. Enfin, la prestation a permis de réduire drastiquement les délais de traitement et augmenter la satisfaction des collaborateurs.

Pour en savoir plus :
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