Collectivités territorialles

Collectivités territoriales

Collectivités territoriales et administrations locales, votre secteur est en pleine mutation. Les évolutions législatives visant à la modernisation de l’administration vous imposent de nouvelles obligations : amélioration de la qualité de service à l’usager et de l’efficacité des services, modernisation de la relation avec le citoyen et les autres administrations, en parallèle d’une réduction des coûts de fonctionnement ! Vous devez repenser votre organisation et assumer de nouvelles compétences, dans le cadre d’une optimisation de vos moyens.

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Maitrise et réduction des budgets; des opportunités multiples existent (ex. rationnalisation, optimisation des processus, mutualisation de moyens, dématérialisation...)

Mais il n’est pas toujours évident d’identifier seul les voies d’optimisation de la gestion des flux d’information au sein de votre collectivité.

Aussi, avant même de s’engager dans la mise en oeuvre de solutions spécifiques, il est parfois nécessaire de s’appuyer sur un partenaire qui vous aidera à mieux comprendre où des gains de productivité peuvent être attendus, comment réduire des coûts, sur quels objectifs il est prioritaire de concentrer les efforts…

Docapost, par sa filiale conseil référencée par le Service des Achats de l'Etat, propose des offres de diagnostics ciblés sur les problématiques d'optimisation des collectivités, de la phase de diagnostic jusqu'à l'accompagnement du changement en passant par la gestion du projet proprement dit.

 
Cas Client

 

Optimiser le courrier, au service des liens entre Euréliens

 

Problématique : Pour une collectivité locale, la fonction courrier est au coeur même de la mission d’information et de communication avec les administrés. Avec une moyenne d’environ 1 000 courriers entrants par jour et tout autant pour les courriers sortants, le conseil général d'Eure & Loir traite une volumétrie d’échanges significative très consommatrice de ressources. Soucieux de rationnaliser ses coûts tout en optimisant les critères qui font la qualité et la performance de sa gestion documentaire, le Secrétariat Général a consulter le marché pour mener undiadnostic sur ses processus.

Notre solution : Notre mission a consister à identifier, étudier et chiffrer les opportunités de rationalisation et d’optimisation pour les flux tant entrants que sortants. La méthode de travail a favorisé le mode collaboratif entre les équipes de Docapost et du CG 28 : 15 personnes rencontrées sur 10 sites différents, couvrant les différentes fonctions administratives, culturelles, techniques, sur différents sites du département (Chartres, Dreux, Châteaudun…). Réunions intermédiaires de travail suivi d'une présentation finale de l’audit : diagnostic, axes d’amélioration et définition d’un plan d’actions.

Bénéfices : Il en résulte avant tout pour le CG28 un outil de travail très opérationnel :

Base de travail globale et complète : un tableau de bord durable pour l’optimisation de gestion et son suivi dans le temps.

Un plan d’action à deux niveaux : Des mesures globales, dont certaines applicables immédiatement. Dans un deuxième temps, des mesures à développer à l’échelle des différentes antennes et structures.

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