La phase de souscription est porteuse d’un enjeu juridique très fort. L’optimisation, voire la dématérialisation à la source de ce processus, doit se faire dans le respect de contraintes réglementaires exigeantes. Dématérialisée à l’arrivée ou à la source, Docapost dispose de solutions éprouvées et innovantes pour améliorer vos délais et coûts de traitement des contrats clients.
Votre premier objectif est de vous affranchir d'effets volumes, des ruptures technologiques et de la gestion RH compliquée des équipes d'opérateurs en back-office. En externalisant le traitement de vos contrats chaque jour par courrier, vous pouvez variabiliser complètement le coût de traitement unitaire et maîtriser les délais de traitement dans le cadre d'engagements de résultats.
Docapost propose diverses modalités de service : solution logicielle installée chez vous et opérée par vos collaborateurs ; en mode SaaS pour dématérialiser vos contrat à la source pour un processus 100% numérique; Insourcing (personnels Docapost en déléguation chez vous), ou enfin Outsourcing (les documents sont traités sur plateformes industrielles mutualisées en France ou en Offshore si nécessaire).
En moyenne 40% des dossiers de souscriptions sont incomplets ou entâchés d'erreurs de saisie. Afin de vous protéger de coûts cachés que peut induire la normalisation des dossiers de souscription, le périmètre de responsabilité de Docapost peut être étendu à la complétude du dossier. Dans ce cas, la prestation s’accompagne de la vérification de cohérence des éléments du dossier et de la prise de contact direct avec l'usager pour récupérer les éléments manquants, et ce dans le cadre d’engagements forfaitisés.
Enfin, les dossiers complets peuvent donner lieu à une mise à jour directe du système d’information (CRM, ERP, Comptabilité…). Docapost se porte alors garant de la totalité du processus de souscription avec un engagement contractuel sur le délai « d’activation client ». La dématérialisation à la source permet de s’affranchir de la gestion du contrat papier et de s’interfacer directement avec le SI. Cependant cela demande de sécuriser l’acte de consentement du client via la signature électronique et d"infrastructures de gestion de preuve adaptées. Docapost, filiale du groupe La Poste est un Tiers de Confiance labelisé.
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