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Gestion du courrier entrant

Près de 80% des échanges entre les entreprises se font encore sous forme courrier. Ces volumes représentent un enjeu logistique important. L’information doit être mise à disposition des destinataires dans l’entreprise le plus rapidement possible, sous sa forme physique, mais aussi électronique (plus efficacement tracée et distribuée), voire directement intégrée dans le système d’information.

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Service courrierLors des phases de collecte et de remise du courrier, un pic d’activité très important doit être géré en 1 ou 2 heures de temps pour trier, classer et distribuer/affranchir tous les courriers destinés ou en partance des services.

Docapost peut, en soutien ou en externalisation, mettre à votre disposition des spécialistes de la gestion de service courrier, pendant les plages horaires correspondant à votre activité.

Les services rendus prévoient le tri et la distribution du courrier entrant le matin, la préparation et l’affranchissement du courrier départ en fin d’après-midi. Au-delà de ces prestations de base, les personnels en délégation sont formés pour assurer des tâches de numérisation de documents, d'archivage et de reprographie.

Enfin, pour mieux utiliser les ressources mises à disposition, certains personnels spécialement formés peuvent aussi, en dehors des plages d’activité courrier, assurer les fonctions d’accueil visiteur et téléphonique.

Nos spécialistes peuvent auditer l’organisation de votre service courrier et vous proposer des optimisations notamment par la formation de vos équipes aux meilleures pratiques du métier.

 
Cas Client

 

Caisse d'EpargneCaisse d'Epargne Côte d'Azur

Problématique : Optimiser la productivité du service courrier de la Caisse d’Epargne Côte d’Azur via l'externalisation dans le cadre de départ en retraite et de promotion du personnel courrier dans d'autres services.

Solution : Dynapost a accompagné la Caisse d'Epargne Côte d'Azur dans l'étude de la réorganisation de son service courrier. Les experts «Dynapostiers» du courrier et du document réceptionnent, trient et réalisent le traitement du courrier et des sacoches de 150 agences. La gestion des objets sensibles, la mise sous pli et l'affranchissement font parties intégrantes de la prestation. Grâce aux relations réseau avec la Caisse d'Epargne Provence Alpes Corse, la CECAZ a mesuré les bénéfices de l'offre et signé avec Dynapost.

Bénéfices clients : Solution idéale aux problèmes de remplacement, cette prestation apporte la garantie du traitement intégral de l'ensemble des flux chaque jour. Elle assure un pilotage précis des volumes permettant un réel gain financier au niveau du courrier. Les process de traitement ont été revus afin d'optimiser la force de travail.

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