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Gestion du back-office

Les processus de contractualisation, de gestion des commandes, de facturation, de recouvrement, de support et de contentieux génèrent de grandes volumétries d'échanges tout en suscitant de très fortes attentes des clients en terme de réactivité et de qualité de service en général. Ce faisceau de contraintes, déjà compliqué à gérer, peut s'amplifier si l'on tient compte de fortes variations de charge qui font alors de la gestion RH associée, un vrai cauchemar. Les personnels et les sites sur lesquels Docapost peut prendre en charge vos flux, sont spécialement formés et organisés. C'est ce qui nous permet de nous engager sur une qualité de service, qui sera pour vous un argument de nature à fidéliser vos clients.

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L’offre Encaissement met à la disposition des grands émetteurs de factures une prestation globale de traitement des encaissements couvrant l’intégralité de la chaîne d’expertise : de la maîtrise d’œuvre sur la logistique au traitement des impayés, en passant par la remise en banque et le lettrage.

Docapost prend ainsi en charge l’ensemble de la gestion administrative des paiements, y compris la numérisation des documents, le rapprochement des paiements non-standards -via une cellule de traitement spécifique-, ainsi que la gestion des impayés de premier niveau, selon des procédures préalablement définies.

Dans le cadre de cette prestation, Docapost gère tous les types de règlements : chèques, TIP, virements et effets de commerce...

L’offre Chèque concerne toutes les activités liées au traitement du chèque (fonctions de contrôle des flux financiers, prise en charge des besoins de la clientèle ou du réseau commercial, relations avec les établissements financiers confrères ou sous-participants, suivi d’opérations susceptibles de relever de la fraude au chèque). Docapost numérise et traite actuellement de 4 à 7 millions d’images chèques par jour.

 
Cas Client

 

ANCVAgence Nationale pour les Chèques Vacances (ANCV)

Problématique : Traitement sécurisé des chèques-vacances.


Solution : Pour assurer le traitement de 110 millions de Chèques-Vacances par an, Extelia a mis en place une zone de traitement dédiée, sécurisée et sous vidéosurveillance dans un de ses centres de production. La prestation réalisée couvre la réception des Chèques-Vacances en provenance des prestataires de l’ANCV (voyages-transports, hébergement, restauration, etc.), le traitement, la transmission des résultats du traitement à l’ANCV pour lui permettre de rembourser les prestataires puis la destruction physique des Chèques-Vacances sur site. A toutes les étapes du processus, des dispositifs adaptés sont mis en place pour assurer la traçabilité des flux et le suivi du respect du délai de traitement demandé par le client. De plus, Extelia s’appuie sur sa maîtrise de la gestion des RH pour apporter une solution à la forte saisonnalité de la prestation et adapter les équipes en fonction des volumétries reçues qui peuvent aller jusqu’à 1 million de Chèques-Vacances par jour lors des périodes de pointe, en août par exemple.


Bénéfices clients : Fiabilisation du traitement des flux. Prise en charge des variations saisonnières dans le respect des délais. Qualité de la prestation permettant aux équipes de l’ANCV de se concentrer sur son cœur de métier (l’action sociale).

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